2.9档案管理制度

上海剪爱公益发展中心

档案管理制度

第一条   为规范上海剪爱公益发展中心文档管理工作，特制定本办法。

第二条   上海剪爱公益发展中心文档是指在内部管理、公益投资、慈善活动等过程中直接形成，对上海剪爱公益发展中心和社会有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像及电子数码等不同形式、不同载体的历史记录。会计档案档案管理按照《上海剪爱公益发展中心会计档案管理办法》执行。

第四条   文档管理的原则为内容真实、分类清晰、保存完整、便于查询。

第六条   文档管理由行政部门负责，指定专人管理。

第七条   文档的查阅和使用，须经规定程序操作。

归档范围及标准要求

第八条   本办法管理的文档包括以下类别：

（一）行政文档：

1.上海剪爱公益发展中心章程、法人登记证、组织机构代码证、税务登记证等法律证书及文件；

2.上级主管部门及其他单位相关往来文件；

3.上海剪爱公益发展中心各种规章制度、工作流程等文件；

4.理事会、投资评审会会议记录、纪要；

5.以上海剪爱公益发展中心名义出具的请示、报告、通知、函复等文件；

6.工作人员简历及相关资料；

7.上海剪爱公益发展中心内部各种计划、总结、报告、备忘、工作简报、统计报表等；

8.与其他单位签订的合同、协议、意向书等；

9.上海剪爱公益发展中心制作的印刷品及其他照片、视频、实物宣传品等。

（二）项目文档：

1.项目建议书；

2.项目申请人相关证书复印件；

3.立项签报；

4.捐赠或合作协议；

5.项目实施过程中各阶段的报告及财务报表；

6.项目评估、总结报告；

7.与项目有关的其他文件。

第九条 归档要求

（一）遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，统一立卷、组卷、编目；

（二）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；

（三）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。

（四）对已失效或过期的文档，认真鉴定，经主任批准，方能销毁，并编制永久保存的销毁清册。

文档的保管利用

第十条   文件归档后，由行政部门设专柜并指定专人负责保管。

第十一条 案卷一般只能在上海剪爱公益发展中心内部办公室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。

第十二条 借阅期限不得超过十天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

第十三条 借阅文档者应爱护文档，确保其完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅文档交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

第十四条 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经主任批准后方可借阅，且不得带离上海剪爱公益发展中心办公室。

本制度经上海剪爱公益发展中心2026年1月15日第四届理事会第3次会议无记名投票表决通过，制定、修改，解释权归理事会所有。

本制度自颁布之日起实施。

上海剪爱公益发展中心

2026年1月15日